Terminplanung Arztpraxis:

Zeitmanagement in der Arztpraxis inkl. professionelle Ablauf-Optimierung für eine erfolgreiche Sprechstunde, zufriedene Patienten, kürzere Wartezeit, geregelte Abläufe

Schlechte Praxisorganisation liegt vor allem an schlecht durchdachten und unkoordinierten Abläufen. Dabei summieren sich auch kleine Fehler, da sie zur ordnungsgemäßen Erledigung mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Dies führt damit über den Tag verteilt zu einem immensen Zeitbedarf bzw. –verlust.

 

Deshalb ist es wichtig, dass in der Arztpraxis die verschiedenen Ablaufprozesse optimiert werden. Allen voran weisen einige Abläufe regelmäßig Fehler auf, die leicht und ohne großen Aufwand zu beheben sind.

Zeitmanagement:

In jeder Praxis sollten klare zeitliche Richtlinien bestehen, wann, in welcher Weise, welche Tätigkeit, von wem, wie ausgeführt wird. Nur durch Arbeitsteilung und durch Delegierung von Zuarbeit, wird der Arzt von administrativen Aufgaben entlastet und hat somit mehr Zeit für seine eigentliche Hauptaufgabe, die Patientenversorgung. Dies ist vor allem wichtig bei:

  •     morgendlicher Praxisöffnung
  •     Postbearbeitung
  •     Karteiführung
  •     Terminvergabe
  •     Materialmanagement
  •     Behandlungsmanagement

Praxisöffnung:

Es sollte gewährleistet sein, dass das Praxisteam bis zum Beginn der Sprechstunde die Praxis für den Betrieb vorbereitet hat. Legen Sie einen Verantwortlichen fest, der überprüft, ob der Anrufbeantworter ausgeschaltet, das Wartezimmer aufgeräumt und frisch gelüftet ist, die ersten Karteikarten herausgesucht wurden, die Behandlungsräume die richtige Temperatur haben und die notwendigen Arbeitsinstrumente bereit liegen. Achten Sie zudem darauf, dass die Toiletten auf sauber und desinfiziert (vor allem an den Türgriffen) und dass ausreichend Hygieneartikel vorhanden sind.

Postbearbeitung:

Wir empfehlen eine Vorabsichtung der Eingangspost durch eine verantwortliche Person, die nach festgelegten Kriterien, verschiedene Stapel bildet und bestimmte Postsendungen vorab aussortiert bzw. ordnungsgemäß ablegt.

Karteiführung:

Soweit die Kartei noch nicht rein elektronisch geführt wird – was wir dringend anraten – ist sicherzustellen, dass die Karteikarten korrekt beschriftet, aktuell, ausgedünnt, markiert und sortiert werden, damit diese schnell griffbereit sind.

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Terminvergabe:

Die Terminvergabe sollte in optimierter Form unter Ausnutzung individueller Termindauer (erhältlich aus den Ergebnissen einer Patientenfrequenzanalyse), von geblockten Zeiten, von speziellen Sprechstunden und von krankheitsspezifischen Faktoren erfolgen.

„Setzen Sie die richtigen Prioritäten“

Länger als 30 Minuten sollte kein Patient in einer Arztpraxis mit Bestellsystem warten müssen. Diese Größenordnung gilt allgemein als Zielsetzung und wird in vielen Praxen lange nicht erreicht. Die Folge sind unzufriedene Patienten, weil sie trotz vereinbartem Termin warten müssen – und dies zum Teil länger als eine Stunde. Auch das Praxisteam ist mit dieser Situation unzufrieden. Da zum einen Mittagspause und Feierabend nicht kalkulierbar und damit private Termine mittags oder am Abend nicht planbar sind. Zum einen bekommen sie oft den Frust der wartenden Patienten ab. Als weitere „Nebenwirkung“ fallen regelmäßig Überstunden an, die entweder in der Zukunft Probleme bereiten (sofern sie abgefeiert werden dürfen) oder zusätzlich Geld kosten (sofern sie zusätzlich vergütet werden) oder ein weiteres Mal die Motivation reduzieren (sollten sie weder in Freizeit noch in Geld entlohnt werden). Bleibt noch der Arzt: auch er ist unzufrieden, weil auch er seine Arbeitszeit gerne planen können und weil auch er vergeudete Zeit während des Praxisbetriebs vermeiden möchte.

Wir geben Ihnen in den folgenden Abschnitten einige Tipps, wie Sie häufige Zeitfresser vermeiden können. Mit verhältnismäßig geringem Aufwand können Sie analysieren, wo in Ihrer Praxis weitere Zeit unnütz verloren geht und damit vergeudet wird. Gerne unterstützen wir Sie auch bei diesen Analysen und beraten Sie, wie Sie am meisten Zeit sparen können.

In jeder Praxis sollten klare zeitliche Richtlinien bestehen

  •     wann
  •     in welcher Weise
  •     welche Tätigkeit
  •     von wem
  •     wie

ausgeführt werden sollte.

Nur durch die Arbeitsteilung und durch Delegierung von Zuarbeit wird der Arzt von administrativen Aufgaben entlastet und hat somit mehr Zeit für seine eigentliche Hauptaufgabe, die Patientenversorgung.

 

Die Terminvergabe sollte die jeweiligen Patientenbedürfnisse und organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Dies ist möglich, wenn Termine nach bestimmter Systematik vergeben werden: Die durchschnittliche individuelle Termindauer für bestimmte Patientengruppen sollte jeder Arzt kennen und auch bei der Terminplanung einkalkulieren. Möglich wird dies, sobald eine Patientenfrequenzanalyse vorliegt. Außerdem sollten je nach Struktur der Praxis, Praxistyp und Fachrichtung gezielt Spezialsprechstunden eingeführt werden und bestimmte Zeitintervalle für Puffer und Notfälle geblockt werden. Analysen zeigen, dass durch diese Maßnahmen die Wartezeit für den Patient deutlich reduziert werden kann und die Zeitfresser in der Praxis abnehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse und Umsetzung.

Sprechstundensystem:

Entscheidend für die Effizienz des Arztes ist vor allem, dass alle Praxisabläufe optimal mit seiner Arbeitsweise harmonieren. Verschiedene Behandlungen sollten verzahnt werden, damit möglichst wenig Zeit zwischen den eigentlichen Behandlungen verloren geht und die durchnittliche Arzt-Patienten-Kontaktzeit optimiert werden kann. Grundlage hierfür ist eine Bestellpraxis und keine offene Sprechstunde. Nur so lassen sich Behandlungsabläufe planen, wovon Arzt und Patient profitieren. Innerhalb der Bestellpraxis ist entscheidend, zu welchen Zeiten Sprechstunden angeboten werden und wie die Koordination erfolgt. Eine Analyse hat ergeben, dass zwei von drei Ärzten täglich viel Zeit durch „Thekentourismus“ verlieren und damit für lange Arbeitszeiten selbst verantwortlich sind. Wir helfen Ihnen dabei, dies zu optimieren, damit Sie bald mit weniger Zeiteinsatz genau so erfolgreich sind wie heute.

Materialmanagement:

Hier ist zu empfehlen, dass der Lagerbestand schriftlich verwaltet wird und eine möglichst optimale Lagerhaltung unter Berücksichtigung von Minimierung der Lager- und Bestellkosten inkl. Rabatte, Skonti etc. betrieben wird.

Behandlungsmanagement:

Achten Sie bei der Terminvergabe darauf, dass verschiedene Behandlungen eines Patienten so koordiniert werden, dass er möglichst nur einmal die Praxis aufsuchen muss und trotzdem nur geringe Wartezeiten zwischen den jeweiligen Terminen entstehen. Die einzelnen medizinischen Schritte sollten aufeinander aufbauen und erst durchgeführt werden, wenn alle notwendigen Vorinformationen zur Verfügung stehen.

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