Aufgaben für Praxismanager, leitende MFA und Erstkräfte: Aufgabenverteilung in der Arztpraxis; Arbeitsbereiche; Checkliste tägliche ToDos
Aufgaben in der Arztpraxis für Praxismanager, Erstkraft, MFA & Co
In jeder Arztpraxis sind täglich eine Menge Aufgaben und ToDo`s zu erfüllen. Dazu lohnt es sich, mit Checklisten zu arbeiten, um die Aufgabenbereiche gut zu meistern. Bevor wir uns näher mit den einzelnen Aufgabenbereichen beschäftigen, möchten wir Ihnen einen groben Überblick über die Themen geben, an die Praxismanagerinnen, Praxismanager, Erstkraft und in kleinen Arztpraxen auch jede einzelne MFA bzw. Arzthelferin denken müssen.
AUFGABENGEBIETE
Das Aufgabengebiet und der Verantwortungsbereich des Praxismanagers in der Arztpraxis umfasst die folgenden Tätigkeiten:
- Praxisorganisation und Praxismanagement
- Ablaufoptimierung
- Zeitmanagement (Sprechstunde, Termine & Co)
- Patientenmanagement
- Qualitätsmanagement
- Reklamationen und Beschwerden
- Personalmanagement und Personalführung
- Abrechnung (GKV nach EBM und Privatpatienten nach GOÄ)
- Verhalten und Kommunikation im Team und mit Patienten
- Praxismarketing & Außenkommunikation
- Betriebswirtschaft
Die Aufgaben-Checkliste für Praxismanagerinnen & Erstkräfte
Behalten Sie den Überblick. Delegieren Sie sicher. Sparen Sie Zeit im Praxisalltag.
Diese kostenlose Checkliste zeigt Ihnen die wichtigsten Aufgaben einer Praxismanagerin bzw. Erstkraft – klar strukturiert, sofort einsetzbar und ideal für den Alltag in Arzt- und Zahnarztpraxen.
Für wen ist die Checkliste geeignet?
- Praxismanagerinnen
- Erstkräfte (MFA, ZFA)
- Praxisinhaber:innen, die Aufgaben klar und strukturiert verteilen möchten
Egal, ob Sie neu in der Rolle sind oder Ihre Abläufe professionalisieren möchten – diese Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts Wichtiges zu vergessen.
AUFBAU PRAXIMANAGER-COMMUNITY
Sind Sie Praxismanagerin bzw. Erstkraft?
Wir sind gerade dabei, eine Community für Erstkräfte und Praxismanagerinnen aufzubauen. Ziel ist, dass wir eine Austauschmöglichkeit schaffen, um sich kennen zu lernen, voneinander zu lernen und Tipps zu erhalten. Kostenlos und unverbindlich. Haben Sie Lust mit dabei zu sein? Dann registrieren Sie sich kurz hier, damit wir Sie informieren können wenn es soweit ist.
Das bringt Ihnen die Checkliste konkret
- Klarer Überblick über alle zentralen Aufgabenbereich
- Mehr Sicherheit bei Verantwortung und Delegation
- Weniger Rückfragen im Team
- Zeitersparnis im Praxisalltag
- Ideale Grundlage für Einarbeitung, Übergabe und Praxisstruktur
Checkliste Praxismanagement für Praxismanagerinnen, Praxismanager und Erstkräfte:
Auszug aus unserer Aufgaben‑Checkliste
🗂 Praxisorganisation & Ablauf
☐ Praxisöffnung zu Sprechstundenbeginn (Räume öffnen, Technik prüfen, Start vorbereiten)
☐ Praxisöffnungszeiten und Terminarten pflegen
☐ Terminplanung und Ressourcen koordinieren
☐ Vertretungs- und Urlaubsplanung sicherstellen
☐ Materialbestellung planen, auslösen und kontrollieren
☐ Lagerbestände überwachen und rechtzeitig nachbestellen
☐ Behandlungs- und Funktionsräume auffüllen und vorbereiten
☐ Schnittstelle zwischen Ärzt:innen, Team und externen Partnern
💬 Kommunikation & Schnittstellen
☐ Kommunikation zwischen Ärzt:innen und Team koordinieren
☐ Ansprechpartner:in für externe Dienstleister
☐ Konflikte im Team frühzeitig erkennen
☐ Informationen strukturiert weitergeben
☐ Praxisinhaber:innen organisatorisch entlasten
👥 Personal & Teamkoordination
☐ Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen begleiten
☐ Dienst‑ und Urlaubspläne erstellen
☐ Aufgaben und Zuständigkeiten klar definieren
☐ Ansprechpartner:in für MFAs/ZFAs sein
☐ Teambesprechungen vorbereiten und organisieren
📋 Qualitätsmanagement & Organisation
☐ QM‑Dokumente pflegen und aktuell halten
☐ Praxisabläufe dokumentieren
☐ Hygienerichtlinien umsetzen und überwachen
☐ Begehungen und Audits vorbereiten
☐ Datenschutz (DSGVO) im Blick behalten
💶 Abrechnung & Verwaltung
☐ Abrechnungsprozesse (EBM/GOÄ/BEMA/GOZ) überwachen
☐ Rückfragen zur Abrechnung klären
☐ Kommunikation mit Abrechnungsstellen
☐ Rechnungen, Mahnungen und Dokumente prüfen
☐ Statistiken und Kennzahlen vorbereiten
Komplette Checkliste mit allen praxisrelevanten Bereichen (8 Bereiche, >100 Fragen) als PDF-Download
Laden Sie sich gleich unsere komplette Checkliste mit mehr als 100 alltagsrelevanten Fragen herunter und überprüfen Sie damit, ob Sie alle wichtigen Fragen für Praxismanagerinnen, Praxismanager und Erstkräfte im Blick haben. Jede Praxis tickt anders – sprechen Sie auch mit Ihrer Chefin bzw. Ihrem Chef darüber, welche Aufgaben er/sie selbst übernehmen wird.
ENTLASTUNG IM PRAXISTEAM
Entlastung im Praxisteam
Die Hauptaufgabe einer Praxismanagerin bzw. eines Praxismanagers ist die Koordination und Verbesserung der Sprechstunde in der Praxis. Dabei wird immer wichtiger, alle Potenziale auszunutzen, um das Praxisteam zu entlasten. In vielen Praxen wird den Zulauf an Patienten immer höher, so dass die Sprechstunde nur noch pünktlich durchgeführt werden kann, wenn Abläufe anders organisiert werden als bisher. Eine schöne Möglichkeit, Verbesserungen in der Praxis auch kurzfristig zu erzielen, sind digitale Tools
Digitale Helferlein: Kostenlose und unverbindliche Infos gleich hier bestellen
AUSBILDUNG PRAXISMANAGER
Ausbildung zum Praxismanager
Der Begriff Praxismanager ist rechtlich nicht geschützt. Es existieren verschiedene Angebote zur Weiter- und Fortbildung. Das beginnt bei Eintages- und Wochenendkursen und setzt sich über längere Fernstudien bis hin zu berufsbegleitende Studien an Hochschulen fort.
Die Fortbildungsinhalte orientieren sich an den relevanten Aufgabengebieten in der Arztpraxis und beinhalten meistens die folgenden Bereiche:
Betriebswirtschaft: hier geht es um die organisatorischen, planerischen und finanz- und steuertechnischen Überlegungen und Entscheidungen zur Praxisführung. Durch Controlling wird ein Überblick der betriebswirtschaftlichen Entwicklungen der Praxis erzeugt, um diese sinnvoll steuern zu können.
Praxismanagement: Hier werden Kenntnisse zu Planung und Verantwortungsbereiche vermittelt. Zusätzlich geht es um Kenntnisse zu Terminmanagement, Sprechstundenablauf & Co.
Kassen- und Privatabrechnung: Wichtig für die Praxis ist neben der Leistungsdokumentation auch die Vorbereitung und Durchführung der Kassenabrechnung (EBM), Privatabrechnung (GOÄ), und für weitere Verträge (z.B. Selektivverträge, DMP) und IGEL-Leistungen
Qualitätsmanagement: Dokumentation der Arbeitsprozesse und qualitative Weiterentwicklung der Arztpraxis
Kommunikation: Gesprächsführung mit den Patienten und im Arztpraxisteam
Personalmanagement: Auswahl, Einstellung, Entlassung und Führung von Medizinischen Fachangestellten (MFA) bzw. Arzthelferinnen sowie anderen Mitarbeitern und die Einsatzplanung während der Sprechstunde. Dazu zählen auch Mitarbeitergespräche (z.B. Jahresgespräch, Weiterentwicklung, Kritik-, Feedback- und jährlichen Zielvereinbarungsgespräche).
Rechtliches: Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, die für Arztpraxen. MVZ und im ambulanten Gesundheitswesen wichtig sind.
Praxis-EDV bzw. Praxis-IT-Anwendungen: Einsatz, Möglichkeiten und Anwendungsgebiete von Praxissoftware und anderen EDV-Anwendungen
Neben der reinen Ausbildung, in der vielfältige Fachkompetenz erworben wird, ist zusätzlich vor allem die Rolle als Führungskraft entsscheidend. Die Übernahme der Personalführung entlastet den Arzt relevant und macht aus der Erstkraft eine wirkliche Praxismanagerin. Leider kommen in vielen Weiterbildungen zur Praxismanagerin genau diese Lehrinhalte zu kurz. Deshalb empfiehlt es sich, das Thema Führungskompetenz auch nach erfolgreicher Ausbildung zur Praxismanagerin zu beleuchten:
Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?
Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Praxisabläufe und bei Patienten-Kommunikation!
Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co. In unserem Kommunikationstraining lernt Ihr Team den professionellen Umgang mit Patienten.
FÜHRUNG IN DER ARZTPRAXIS
Führung in der Arztpraxis: Führungkompetenz erlernen für Ärzte, Praxismanager, Erstkräfte
Wer führt die Arztpraxis bzw. das MVZ? Arzt, Praxismanager oder Erstkraft?
In vielen Praxen ist diese Frage nicht wirklich beantwortet. Rein formell haben Praxismanager verschiedene Aufgabenbereiche, Sie planen, organisieren, leiten und kontrollieren die organisatorischen Aktivitäten in Arztpraxen oder Medizinischen Versorgungszentren. Das erfolgt in Orientierung an die Richtlinien, Weisungen bzw. Wertvorstellungen des Praxisinhabers oder der Geschäftsführung. Insofern zählt die Übernahme der Führungsrolle auch zu den Aufgaben. Praxismanagerinnen sind häufig weitergebildete, berufserfahrene Medizinische Fachangestellte (MFA). Doch häufig ist im Team unklar, wer genau der „Chef“ ist. Ist es die (häufig ehemalige) Kollegin, die als MFA jetzt Erstkraft bzw. Praxismanagerin wurde? Oder ist der ärztliche Leiter bzw. Praxisinhaber nach wie vor zumindest gefühlt der Chef? Eine unklare Rollenverteilung behindert den Erfolg der Arztpraxis und führt zu Ineffizienzen. Wenn dann noch (was immer wieder der Fall ist) die Ehefrau des Arztes mit unklarer Rolle bzw. Kompetenz irgendwie „mitmischt“, ist es für die Mitarbeiter fast unmöglich, Klarheit zu erzielen, an wen Sie sich wirklich wenden können.
Was ist Führung für Praxismanager?
Führungskompetenz besteht aus verschiedenen Aspekten, die am besten durch „training on the job“ mit regelmäßigem Coaching und Feedback erlernt werden. Sehr effizient ist es unserer Erfahrung nach, wenn sich jede Erstkraft zumindest einmalig einen Tag Auszeit nimmt, um mit einem externen Coach die Führung in der eigenen Arztpraxis zu beleuchten.
- Selbstmanagement bzw. Ressourcenmanagement
- Zeitmanagement
- Aufbau- und Ablaufoptimierung
- Personalführung & Motivation
- Konfliktmanagement
Wie lerne ich Führung als Praxismanager?
Wir unterstützen Sie, diese Rolle nach Ihrer Ausbildung im Alltag zu übernehmen. In unserem Praxis-CheckUp gehen wir die einzelnen Gebiete Ihrer Arztpraxis mit Ihnen durch und trainieren in Form von Übungen und Rollenspielen die häufigen Gesprächsanlässe und Führungssituationen. Ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen.
Wie führe ich als Arzt die Arztpraxis?
In vielen Praxen (vor allem in kleineren Praxen) verbleibt die Rolle als Führungskraft bei der Ärztin bzw. beim Arzt. Das gelingt vor allem für Praxen, die keinen echten Praxismanager besitzen. Viele Erstkräfte sind fachlich kompetent und haben die Koordination der Abläufe gut im Griff. Um die Rolle als „Chef“ auszufüllen, benötigt es aber zusätzliche Kompetenzen, die nicht jeder Erstkraft mitbringt. Dann wird umso wichtiger, das Thema Führungskompetenz beim Praxisinhaber selbst sauber zu verankern. Dazu zählen alle bereits weiter oben skizzierten Aufgaben und Tätigkeiten. Auch hier lohnt sich die externe Begleitung, um häufige Situationen zumindest einmalig gemeinsam durchzusprechen und zu trainieren.
Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?
Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Praxisabläufe und bei Patienten-Kommunikation!
Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co. In unserem Kommunikationstraining lernt Ihr Team den professionellen Umgang mit Patienten.
SELBST-CHECK
Wie gut sind Sie in Ihrer Praxis? Machen Sie hier den Check:
Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Ihre Praxis ist:
- Die Praxis wird als Bestellpraxis mit Terminvergabe geführt
- Die Wartezeit beträgt im Durchschnitt unter 30 Minuten
- Die Terminvergabe läuft nach einem definierten System ab und berücksichtigt spezielle Gesichtspunkte
- Es gibt Spezialsprechstunden (Expresstermine; Erstgespräche)
- Die Ärzte können per EDV einen aktuellen Terminplan einsehen
- Die Sprechstunde startet pünktlich zum geplanten Beginn
- Die Ärzte vermeiden konsequent „Thekentourismus“ an der Anmeldung
- Anstehende Aufgaben erledige ich nach klaren Priorisierungsregeln (ABC; Eisenhower)
- Zu delegierende Aufgaben sind mit dem Team abgestimmt
- Das Team hat die Kompetenz, delegierte Arbeiten eigenverantwortlich abzuschließen
- Alle regelmäßig anfallenden Arbeiten sind eindeutig bestimmten Mitarbeitern zugeordnet
- Die Aufgaben außerhalb des Sprechzimmers koordiniert eine Erstkraft
- Es bestehen klare Regelungen zum Umgang mit Störungen
- Die Ärzte haben für sich Off-Zeiten geblockt, während denen sie nicht gestört werden
- Bei längeren Wartezeiten erhält der Patient eine Information über die zu erwartende Wartezeit
- Rüstzeiten während des Arztkontakts werden durch Setzen des Patienten vermieden
- In der Praxis gibt es keine Überstunden
- Überstunden des Praxisteams werden bezahlt oder in Freizeit abgegolten
- Wir haben eine spezielle Telefonsprechstunde für schnelle Anfragen von Patienten eingeführt
- Wir führen regelmäßig Zeitverbauchsanalysen durch
Auswertung:
- 0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Workshop Praxis-Organisation
- 5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihre Abläufe zu optimieren!
- 10-14 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Prozesse
- 15-20 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Abläufe scheinen gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch im Bereich Kommunikation und Freundlichkeit des Praxisteams zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation
Zum Praxiserfolg mit Ablaufoptimierung & Kommunikation
Der Erfolg einer Arztpraxis beruht neben der reinen medizinischen Behandlung und der Persönlichkeit des einzelnen Arztes vor allem auf zwei Säulen: Dem „Was“, nämlich der Frage, wie gut die einzelnen Abläufe in der Arztpraxis durchdacht sind und gelebt werden und dem „Wie“, nämlich der Kommunikation und dem Verhalten des gesamten Praxisteams. Eine erfolgreiche Arztpraxis legt auf beide Aspekte gleichermaßen Wert und kümmert sich sowohl um schlanke und effiziente Abläufe (die immer vom Patienten her gedacht werden sollten) als auch um Weiterbildungen zu Kommunikation für das Praxisteam. In unserer 20 jährigen Seminar- und Beratungserfahrung haben wir in vielen Arztpraxen erlebt, dass gerade die Aspekte Verhalten an der Anmeldung und Kommunikation am Telefon von vielen Ärztinnen und Ärzten zu wenig beachtet werden. Dabei ist die Schulung zu Kommunikation ein „QUICK WIN“, also ein schneller Erfolg. In nur 1 Tag machen auch Ihr Team fit zu Kommunikation am Telefon und Verhalten an Anmeldung & in der Praxis [mehr dazu…]
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Möchten Sie Ihre Arztpraxis erfolgreicher machen? Stört es Sie, dass es momentan nicht so rund und relaxed läuft, wie Sie es sich vorstellen? Das schaffen Sie ganz alleine – wenn Sie sich genügend Zeit nehmen und die einzelnen Aspekte Punkt für Punkt analysieren, diskutieren und dann konsequent optimieren. Oder Sie vertrauen einem externen Partner wie uns: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Arztpraxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu geben, wie es andere Praxen besser machen.
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